Gestire il tempo quando lavori da casa come freelance è un dono che in pochi hanno. Una possibilità che spesso si guadagna dopo anni di lavoracci sottopagati e incerti, di ricerche, tentativi, di domeniche passate al computer e di notti in bianco. La costante è l’abbattimento delle barriere che proteggono i tuoi spazi privati e il tuo tempo.
Nel frattempo fioccano idee, nascono collaborazioni, avvii piccoli progetti imprenditoriali ed entri a farne parte: vuoi ancora più indipendenza o vuoi solo guadagnare di più?
In ogni caso, se sei un freelance che può lavorare da casa quando vuole dovresti davvero leggere questo articolo.
Perché nel rincorrere scadenze e ambizioni ti puoi illudere di gestire davvero il tuo tempo. Quando magari è Google Calendar a gestire te.
E il costo non è metaforico o simbolico: è stress, sonno peggiore, esperienze perse… tutta roba che ci viene a chiedere il conto all’improvviso, proprio mentre siamo in piena estasi della routine dettata dalle nostre aspettative.
Fermarci un attimo prima che questo accada, può insegnarci a porre dei limiti per riscoprire il tempo come uno spazio da abitare, invece di una risorsa da sfruttare il più possibile nella speranza di dominarla.
Indice dei contenuti
Il tempo è una coperta corta e il corpo hai i suoi limiti: la volontà non basta
Anche noi di Kilobit abbiamo progetti personali. E con “noi” intendiamo anche liberi professionisti come te con cui lavoriamo insieme. Quindi sappiamo come è facile finire a lavorare 12-14 ore al giorno per orchestrare tutto con la prospettiva di farlo solo momentaneamente, come forma di investimento. Perché il guadagno raramente è immediato.
E intanto tocca gestire le richieste, i modi e i tempi dei clienti che ti fanno campare. Poi ti tocca trovarne altri per sicurezza, perché spesso ti chiamano solo a progetto. Se tutto va bene, i clienti sono così tanti che per tenerli tutti e gestire contemporaneamente le tue attività personali devi delegare lavori a qualcun’altro.
Il che significa monitorare, direzionare e pagare.
L’alternativa (o la conseguenza) è fare le nottate, che spesso sono illuminanti, immersive, superproduttive e anche rilassanti… apparentemente. Il problema è che lavorare troppo di notte ti toglie tempo in cui dovresti naturalmente dormire per dare al tuo cervello delle belle fasi REM che ti puliscono la mente e per dare al tuo corpo un riposo ottimale.
Sennò potrebbe venirti a chiedere il conto con insonnia, stress, ansia, burnout, disagi fisici o alimentari.
Sì perché durante il giorno mica puoi ritirarti nella bara come un vampiro. Se vuoi mantenere in piedi tutto e non perdere le tue relazioni umane devi stare dietro a call, mail, altre lavorazioni, alle tue necessità fisiche e alla tua vita quotidiana, anche privata: che ce la scordiamo?
L’impegno non ripaga sempre come previsto
Impegnarsi paga sempre, intendiamoci: dal processo e dai risultati o si ottiene qualcosa o si impara qualcosa.
Ma c’è anche da ammettere che un’attività o una lavorazione possono fallire anche se ci abbiamo messo la volontà, l’impegno e il tempo. Questo può capitare sia perché a volte non riusciamo a pianificare bene, sia perché le attività possono andare (sia in bene che in male) diversamente dalle previsioni tecniche.
Quindi ci sbattiamo tutte le notti per mesi e il risultato è un “errore istruttivo”. Roba che sarà pure vera, per carità… ma lì per lì abbiamo solo voglia di spaccare il computer. E magari neanche possiamo farlo perché siamo in bolletta e abbiamo una scadenza tra un’ora.
Trova la linea invisibile: dove finisce davvero il tuo tempo?
Dopo un certo orario un dipendente postale non deve stare dietro al bancone dell’Ufficio. E pure se volesse farlo, neanche potrebbe. A nessun dipendente postale è mai capitato che un’anziana gli andasse a suonare a casa alle 22 per pagare il bollettino, insomma.
Il corrispettivo di questa eventualità assurda, per un freelance spesso è normalità… o come minimo si è verificata qualche volta.
Capita continuamente di stare dietro 4 ore alle modifiche di un cliente arrivate di sera. E chiunque lavora online come freelance può capitare facilmente in una call alla quale è sostanzialmente inutile partecipare.
Ecco e occhio: questa è solo la punta dell’iceberg.
Attenzione al multitasking
Il multitasking è importante, ma tocca fare attenzione a come si distribuisce l’attenzione.
Perché la maggior parte del tempo in realtà se ci pensi bene non si perde dietro a grandi blocchi, ma si disperde in piccoli frammenti che sommati svuotano la giornata, le energie e lo spazio mentale per far crescere altro.
Non si tratta di una quantità di tempo perso, ma di tempo disperso: si tratta di una notifica che ti distrae, di un messaggio vocale che ti porta da un’altra parte, di un controllo mail che ti devia per un quarto d’ora su un altro progetto.
E allora lasci a metà una cosa per andare ad aggiungere un pezzetto su un’altra, magari più urgente, oppure più piacevole per te da fare in quel momento. O semplicemente percepita come più fattibile.
Il problema è che spesso così non si raddoppiano i risultati: ma aumenta il tempo necessario alle attività, le energie che impieghi e rischi di innescare un circolo vizioso in cui fai tutto e niente, qualitativamente peggio rispetto a quello che potresti.
Ma rischi anche di farti le domande giuste e iniziare a scegliere diversamente.
Gestire il tempo non significa fare di più: significa scegliere meglio
Aumentare la velocità, moltiplicare le attività, essere più efficienti, ottimizzare. Sono tutte azioni che concentrate e applicate in un contesto preciso e con delle modalità specifiche possono trovare uno scopo costruttivo. Possono aiutarci a migliorare la gestione del nostro tempo. Addirittura possono farci guadagnare spazio temporale.
Ma non possono diventare un driver costante quando parliamo di come gestire il tempo al di là del calendario e delle sue caselle libere o impegnate.
Gestire il proprio tempo significa:
- distinguere tra priorità e urgenze,
- proteggere i propri spazi privati e temporali,
- stabilire momenti di concentrazione assoluta su una sola attività,
- pianificare in modo realistico,
- rispettare i limiti del tuo carico cognitivo e fisico.
Ovvio che queste pratiche puoi farle automatizzare a un’IA in buona parte, sotto-forma di guida o di buone pratiche. Ma dovresti comunque impiegare tempo a fare mille tentativi tra prompt e risultati.
Forse ti basta scegliere meglio rallentando e modulando le tue aspettative: facendo in modo che il tempo non sia uno schiavo da sacrificare per le tue ambizioni né un fantasma da rincorrere.
E da dove parti per scegliere meglio? Dalle basi.
1) Distinguere tra priorità e urgenze
Tutto può sembrare urgente se in quel momento puoi farlo, dato che sei disponibile sempre.
Ma messaggi, revisioni e micro-richieste non sono sempre prioritarie. La priorità non è stabilita solo da percezioni personali o dal fatto che in quel momento si può fare. In realtà riguarda ciò che genera valore nel medio-lungo termine. Mentre l’urgenza è solo una pressione temporale.
Cosa serve davvero oggi rispetto a quello che mi viene chiesto in quel momento?
Fatti sempre questa domanda quando ti arriva un messaggio.
Oppure se stai facendo altro che ha scadenza a breve, il telefono lascialo direttamente spento: un’ora o due ore di non reperibilità forse sono meno catastrofiche di ciò che crediamo.
2) Creare confini chiari nel lavoro da casa, con sé e con le altre persone
Senza limiti precisi – orari, spazi e abitudini – il cervello non riconosce “inizio” e “fine” lavori. Questo può portare a stanchezza mentale, perdita di concentrazione, ma soprattutto può farti vivere a metà la tua vita privata sociale, sentimentale, familiare.
Che fai? Ti scheduli le ore da passare in famiglia o a svagarti? E in questa pianificazione, rispondere a una chiamata del cliente o del socio fuori orario è permesso sempre o dipende dall’urgenza? Magari il collega è tuo amico: che fai in quel caso?
Troppa rigidità non ci aiuta. Bastano dei piccoli rituali, come chiudere il laptop, alzarsi, guardare fuori dalla finestra e mettere il telefono in modalità aereo, per metterci nella condizione di “fine lavoro”.
E questo in parte può essere pianificato, ma se senti qualche ora prima del solito di dover decomprimere lo stress, dovresti fermarti senza ripensamenti: ti sentirai subito meglio e tutte le cose di cui ti preoccupi le affronterai meglio, con una carica in più.
3) Pianificare in modo realistico
Pianificare troppo ci fa stressare – perché vediamo troppe cose da fare tutte insieme – o ci limita – perché simuliamo la soddisfazione di aver fatto tutte quelle cose bene… ma poi ci stressiamo quando le nostre aspettative si deludono e il tempo passa.
Qui considera meno a ciò che speri di riuscire a fare. Ogni attività può richiedere più tempo di quello che immagini, perché magari non è solo un task da portare a termine: ma un prodotto in cui mettere professionalità, passione e personalità. Questo ti fa immergere in un lavoro e impieghi tempo a riflettere, a provare e a rifinire.
Così magari invece di metterci 2 ore come avevi previsto te ce ne vogliono 4: e va benissimo così, considerando che il risultato è ottimo. Quindi pensa meno a schedulare numericamente, più a organizzare spazi migliori dedicati per ogni attività. Così capisci anche quanto ci metti in media a eseguire determinati lavori e saprai organizzarti più realisticamente con un’ottica orientata alla qualità del risultato e al rispetto dei tuoi tempi, più che alla mera quantità che ti fa correre e perdere fiato.
Poi – banalmente – un lavoro fatto meglio è una base per farsi pagare di più: così cresci senza doverti sovraccaricare.
4) Eliminare task che non dovrebbero esistere
Grandi carichi di lavoro spesso nascono da task inutili più che dalla complessità del lavoro stesso: attività ridondanti, comunicazioni ripetitive, controlli ossessivi o di forma…
Eliminare ciò che non serve – o automatizzarlo – è uno dei modi più rapidi per riappropriarsi di buoni spazi di tempo e ridurre lo stress.
Se non facessi questo, cosa cambierebbe davvero?
Senza scadere nella pigrizia e nell’eccessiva indulgenza, farsi una domanda di questo tipo può aiutarti molto.
5 tecniche di time management da provare
Senza diventare un’automa o aderire a una setta di fuffa guru, puoi mettere in pratica delle tecniche di gestione del tempo. Vedile come uno strumento, e riuscirai a usarle per te; vedile come una guida rigida, e potrebbero diventare ulteriore motivo di stress.
1) Inscatola l’attività in una porzione di tempo
Al contrario di come dicevamo poco prima (lasciarsi più tempo per un’attività) ci sono anche dei momenti in cui è necessario e proficuo stabilire dei tempi precisi, a patto che siano tempi che si rispettino davvero e che ci sia un vero focus. Altrimenti diventa una gabbia.
Anche la passione e il perfezionismo possono diventarlo.
Decidere di lavorare meno ore al giorno su una cosa può pagare.
Darci meno tempo favorisce un suo migliore utilizzo. Dopo le ore stabilite chiudi e riprendi domani. Spesso potresti osservare che hai fatto comunque un ottimo lavoro e che avrai avuto tempo per fare altro o per rilassarti.
2) Pomodoro oltre ai numeri
Hai presente la Tecnica del Pomodoro? 25 minuti di lavoro e 5 minuti di pausa? Per noi magari – soprattutto quando facciamo lavori creativi o strategici – non è sempre efficace.
Vale la pena provare a fare 40-50 minuti di focus profondo e darsi 10-15 minuti prima di riprendere. Oppure darsi mezz’ora di pausa e passare a un’altra attività, con un’altra sessione di focus da 40-50 minuti, con la pausa e così via.
Qua non sono fondamentali i numeri: basta darsi un ritmo tra lavoro e pausa.
3) Raggruppare attività simili
Non devi necessariamente raggruppare le attività per cliente, tempistiche o voglia che hai di farle.
Per lavorare meglio e meno, conviene ordinarle in blocchi cognitivi. Perché ogni volta che ti metti a fare qualcosa ci vuole un po’ di tempo a costruire il contesto mentale. E facendo troppi salti cognitivi rischi di disperdere tempo.
Devi creare contenuti per clienti diversi? Prenditi la mattinata per fare produzione. Quando stacchi, rispondi alle mail – tutte insieme, il più possibile – e poi dedicati alle comunicazioni con clienti, colleghi e soci. Oppure fai il contrario: vedi te.
O alterna questi blocchi come più ti conviene.
4) Pianificazione settimanale e revisione del venerdì
Puoi lavorare quando ti pare? Pianificare abbiamo detto che rischia di stressare o bloccare?
Va tutto bene, ma c’è pure da ammettere che la settimana lavorativa rischia di diventare un flusso senza struttura. Ed è questo che ci porta ad avere meno pause e pieni momenti privati: a gestire peggio il nostro tempo.
Il lunedì o la domenica sera definisci:
- obiettivi principali,
- task non negoziabili,
- spazi di lavoro profondo.
E il venerdì dedica una spazio per revisionare. Osserva cosa ha funzionato, cosa non ha funzionato e cosa va riprogrammato. Questo ciclo settimanale ti ripulisce dall’ansia da accumulo, ti ricorda le cose, ti aiuta a ordinarle e di conseguenza ti aiuta a lavorare meglio, con meno stress… e magari scoprirai pure che ci metti meno tempo.
5) 3 priorità, 1 macro-obiettivo, 3 micro-azioni: la tecnica 3-1-3
Questo schema non è rigidità: è una briglia per l’indecisione o l’eccesso di azione.
Definendo 3 priorità ti metti nella condizione di ridurre una lunga lista in paragrafi chiari e distinti. Queste priorità devono essere quelle che generano impatto concreto.
Stabilendo 1 macro-obiettivo stai stabilendo come rispettare ed eseguire queste 3 priorità.
E le 3 micro-azioni pratiche? Sono il punto di partenza!
Comincia subito allora, invece di continuare a leggere.
